專案經理的12守則

 

Pinto ＆ Kharbanda 在1995年Business Horizon 上發表了一篇〝Lessons for an Accidental Profession〞。這篇文章講的〝accidental profession〞，主要指的是許多未受過專案管理(project management)訓練的經理人，因為特殊的環境和需要而被指派去做專案經理的事。儘管如此，這篇文章也被一些專案管理的教科書引用，因為這裡面的12條黃金守則，對受過專案管理訓練的專案經理也有一定的參考價值。

 

對於專業人士來說，每天碰到的都是專案，也受過一定程度專案管理的訓練，在嚴謹的專案管理訓練之外，我們也來看看這個集合眾人經驗所整理出來專案經理的12條黃金守則：

 

1.    瞭解專案管理的環境因子(context)—包括公司組織的制度文化，不同利害關係人間的利害衝突，法令規定與市場環境。

2.    當專案進行時要察覺專案團隊內部的衝突(project team conflict)—瞭解專案團隊成員的個別特質與優缺點。成員間的衝突很難避免，但不要認為規避可以解決衝突，任何被壓抑的衝突終將釀成大禍。

3.    瞭解誰是利害關係人(stakeholder)，他們想要什麼。—不要嘗試討好所有人，但要讓利益受損的一分充分瞭解決策的考量與必要性。

4.    接受並運用組織內的現實(political nature of organization)—善用協商、溝通、與影響技巧來取得他人的支持，重要的是認清現實，但不要過度操作，否則可能惹毀上身。

5.    身先士卒(lead from the front)—唯有站在第一線，才會看到真正的問題。所謂「參與式管理」(participative management)並非要事事親力親為，而是要參與解決過程，從第一線人員的角度瞭解問題本質，做出適當的決策。

6.    瞭解成功的定義(what〝success〞means)—有客戶的滿意(customer satisfaction)才能稱為成功的專案，因為專案只有在其成果發揮效用才有意義。

7.    建立與維持團隊一致的專案團隊(cohesive team)—一般專案的矩陣式組織，使得建立團隊忠誠與向心力倍感困難。專案經理可以透過非正式的社交方式來增進團隊感情。個人的真誠關懷、鼓勵與協助，是獲得團隊成員向心力的最佳方式。

8.    要知道熱情與絕望都是會傳染的(infectious)—專案團隊成員的士氣常常被專案經理所影響，專案經理必須時時注意同仁的情緒反應，更要注意本身的言行，不能讓自己的失望情緒感染團隊成員。

9.    向前看(look forward)而不要追悔過去—缺乏修正機制，是專案失敗的重要原因。專案經理應該善用過去的失敗經驗，建立經驗學習機制。

10.  時時牢記你要做的是什麼(goal)—專案經理每日要處理突發事件就容易忘記其最初之目標，常常已經身心俱疲，所以必須時時聚焦於專案最初的使命目標。這是讓團隊度過最困難挑戰，成功到達終點的最佳方法。

11.  運用時間(use time)而不要被時間奴役—專案經理應該要將所有必需執行的工作一一列出，再排出優先順序，從最緊要的事情開始做起。

12.  專案最重要的三件事是計畫(plan)、計畫還是計畫—最有效率的專案執行方法，往往不是最快的方式，而是一次就做好不重工(rework)的方法，這端賴於良好詳細的規劃！

 

 

(專案管理:1）