2020年10月28日 星期三

絕不,絕不盲目追求業務機會!

 

  有了新的工作機會,專業人士的第一個反應都是想去爭取這個業務,往往因為太想拿到這個工作機會,反而忽視了潛在的風險。

  很多人會說,不去爭取新業務,公司如何長久經營下去?殊不知對於專業服務公司來說,承接了一個不當的業務,不只會造成金錢上的損失,更可能是時間的消磨,把寶貴的精神和資源都花在一個難以挽救的專案,更嚴重的是會影響公司的聲譽,甚至會受到行政機關的裁罰,並且導致爭議處理的仲裁或訴訟。

  與其發生這麼多的問題,不該爭取的專案絕不能做,保留實力,找尋機會,就算人員閒置,也寧可改做一些有意義的教育訓練的工作。

  為了避免這種盲目爭取業務的傾向,每個業務機會都要進行慎重的標前審議(bid review),專案經理要做詳細的評估,與會人員要充分表達意見,最後由主管做出最終決定。

  標前審議萬分重要,下面問題不能得到圓滿解答,就應該考慮即刻中止:

l   這是一個業主在近期內會委託專業服務公司執行的工作機會嗎?

l   公司有沒有充分的知識和技能去完成?

l   是否有足夠的人力和資源來執行?

l   將來要面對的是一個合理且公平的業主嗎?

l   要簽訂的合約是一個平等而且公正的合約嗎?

l   認真執行,順利完成工作會有可以接受的財務收益嗎?

l   付款條件合理嗎?

l   有重大變更工作內容的可能嗎?

l   工作會不會拖太久,讓公司投入太多的資源?

l   有競爭對手嗎?

l   準備服務建議書要投入多少資源?

l   這個工作機會拿到的機會有多少?

l   做好這件工作對公司長期的聲譽和業務發展有幫助嗎?

l   執行這個工作有沒有什麼公司難以承擔的經營風險?

  你有碰到過什麼難以處理的專案嗎?這些專案是否一開始就不該去爭取呢?建議每一個專業服務公司都建立一套標前審議的系統,至少也應該有一張查核表(checklist)

  爭取業務,千萬要沉得住氣,冷靜分析!

 

(業務:1

2020年10月20日 星期二

指引自我成長的明燈

 

  在你職涯的發展中,可曾有一本書、一篇文章、一次演講,或是一部電影,對你的成長最有啟發,而且是值得反覆思考,不時來檢討現況的“寶典”呢?

   我深信每個專業人士都需要這樣的“寶典”來惕勵自己。

日前我們幾個顧問工程師朋友在聚會中,就談到這樣一篇經典文章:1970Ove Arup的 “鑰言“(Key Speech)Ove ArupARUP集團的創辦人,在完成雪梨歌劇院後,ARUP快速成長的時候,Ove Arup對全體同仁發表了這篇演講,一直到今天這篇文章還在ARUP的網站上,成為ARUP每個新進同仁必讀的文章。這是一位1895年出生的傳奇人物在1970年時的演講,他以他的智慧和經驗,指出工程師要如何尊嚴的執業,敬重業主,竭盡心力,發揮所長,創造美好的環境,使得業主滿意,同仁的生活充實富足,公司得以永續經營。這篇思考深邃的文章,歷久彌新,堪稱經典之作,我讀過很多次,每讀一次都有新的體會,每讀一次都引領出新的做法。

傳奇人物都曾留下經典之作:建築師Arthur Gensler將他50年的經驗總結成了一本書: Art’s Principles: 50 Years of Hard-Learned Lessons in Building a World-class Professional Service Firm;奧美廣告的David Ogivy寫下了傳世的「一個廣告人的自白」( Confessions of An Advertising Man); 討論麥肯錫領航人Marvin Bower的文字不勝枚舉,例如Elizabeth Haas Edersheim寫的McKinsey’s Marvin Bower: Vision, Leadership, and the Creation of Management Consulting (中譯:遠見者)。

   你的身邊有這樣的寶典嗎?沒有,也沒有關係,“師父”(The Knack)的作者Norm Brodsky說得好:徒弟準備好了,師父就會出現!

         歡迎加入討論!

 

 (專業人士:6

 

2020年10月13日 星期二

利潤比營收更重要!

 

  一個公司要能持續經營下去,必須要有足夠的正現金流來維持公司的營運。也就是因為每個公司的資本有限,利潤才能帶進正現金流,所以毛利率比營業額更為重要。 

  如果目標是10,000元的利潤,當毛利率是10%10,000元的利潤要做100,000元的生意;而毛利率提升到20%,同樣10,000元的利潤只要有50,000元的營收就可以達到目標。提升毛利率可以減少動用的資本,讓公司能夠穩健長久的經營下去。 

  許多公司都沒有注意到這個事實,而以追逐營業額成長為主要的目標。有人稱這個現象為“業務員心態”,因為業務員是以業績來決定個人的收入,但是在沒有業務員的專業服務業其實更多重視營業額而忽視毛利率的現象。

   在專業服務業,這種心態不難理解。因為專業服務公司都是在處理一個一個的專案,每個專案都是獨一無二的,所以對於有專業上挑戰的專案,總想拿來一展身手!此外也和競爭心態有關,專業上的自尊總想擊敗對手獲取這個獨一無二的機會。久而久之,專業服務業就形成了一種拼命去爭取專案以擴大營業額的習慣。

   在專業服務業爭取一個專案的理由很多,但是一定要慎選想要投入的專案。從事務所和顧問公司財務績效的角度來看,永遠不要忘記毛利率比營業額重要!

  

(財務管理:3

2020年10月6日 星期二

如何縮短收款天數?

 

  現金流對於專業服務公司的經營至關重要,因此如何縮短收款天數成了專業服務公司財務管理的重要課題。

   事實上,是否能很快地拿到應收的服務費用,在簽約的時候就已經決定了一大半!如果這個合約的付款條件太差,或是這個業主經常拖欠付款,那麼簽約以後再多的努力也很難縮減收款的天數。所以專業服務公司在決定是否要爭取某一項業務時必須要仔細評估業主信用和付款條件,尤其要估算出在服務進行中必須要投入多少的資金。

   除了合約是否合理外,執行收款也有許多必須注意的事項,例如:

 1.        會計部門負責提醒和告知,但不直接面對業主來請款催收,收款必須是由了解業主,經常和業主互動,負責專案的專業人士來負責

2.        專業服務公司必須有一套良好的請款系統,要了解業主的請款程序,要預先告知業主請款的時間和金額,同時要確認請款送到業主的正確對象。 

3.        當急需現金時應避免去找那些準時付款的業主,這些業主對專業服務公司的成功非常重要,要求提早付款無助於長期良好的關係建立。

  

(財務管理:2

永續發展不只是環保節能!

        很多人一談到永續發展就想到 環境保護、節能減碳,事實上 永續發展涵蓋之廣,牽涉之多,遠不止於此,看看聯合國在 2015 年推出的 17 項的永續發展目標  (Sustainable Development Goals, SDGs) 就可以知道。    ...