有了新的工作機會,專業人士的第一個反應都是想去爭取這個業務,往往因為太想拿到這個工作機會,反而忽視了潛在的風險。
很多人會說,不去爭取新業務,公司如何長久經營下去?殊不知對於專業服務公司來說,承接了一個不當的業務,不只會造成金錢上的損失,更可能是時間的消磨,把寶貴的精神和資源都花在一個難以挽救的專案,更嚴重的是會影響公司的聲譽,甚至會受到行政機關的裁罰,並且導致爭議處理的仲裁或訴訟。
與其發生這麼多的問題,不該爭取的專案絕不能做,保留實力,找尋機會,就算人員閒置,也寧可改做一些有意義的教育訓練的工作。
為了避免這種盲目爭取業務的傾向,每個業務機會都要進行慎重的標前審議(bid review),專案經理要做詳細的評估,與會人員要充分表達意見,最後由主管做出最終決定。
標前審議萬分重要,下面問題不能得到圓滿解答,就應該考慮即刻中止:
l 這是一個業主在近期內會委託專業服務公司執行的工作機會嗎?
l 公司有沒有充分的知識和技能去完成?
l 是否有足夠的人力和資源來執行?
l 將來要面對的是一個合理且公平的業主嗎?
l 要簽訂的合約是一個平等而且公正的合約嗎?
l 認真執行,順利完成工作會有可以接受的財務收益嗎?
l 付款條件合理嗎?
l 有重大變更工作內容的可能嗎?
l 工作會不會拖太久,讓公司投入太多的資源?
l 有競爭對手嗎?
l 準備服務建議書要投入多少資源?
l 這個工作機會拿到的機會有多少?
l 做好這件工作對公司長期的聲譽和業務發展有幫助嗎?
l 執行這個工作有沒有什麼公司難以承擔的經營風險?
你有碰到過什麼難以處理的專案嗎?這些專案是否一開始就不該去爭取呢?建議每一個專業服務公司都建立一套標前審議的系統,至少也應該有一張查核表(checklist)!
爭取業務,千萬要沉得住氣,冷靜分析!
(業務:1)